Les coûts cachés des organisations dysfonctionnelles

Les coûts cachés des organisations dysfonctionnelles

C'est l'un des centres de coûts les plus importants des organisations, bien qu'il ne soit visible dans aucun bilan. Le gaspillage des ressources humaines résultant de l'inefficacité de l'organisation est souvent supérieur à toutes les autres dépenses.
Ces coûts ne sont pas facilement quantifiables, car les organisations sont des systèmes complexes : il n'est pas facile de trouver la relation entre la cause et les effets. Dans cet article, nous examinons quelques coûts potentiels et essayons de les estimer, afin de mieux prioriser nos efforts pour le développement de l'organisation.

Coût des conflits

Les conflits d'équipe sont des problèmes interpersonnels qui surviennent entre deux membres ou plus d'une même équipe de projet. Les conflits empêchent le travail en équipe et affectent la productivité. Comme indiqué dans le rapport sur le capital humain, le temps moyen passé par les salariés à résoudre les conflits est en moyenne de 2,8 heures par salarié et par semaine. Ainsi, environ 7% de notre temps productif est consacré à des conversations indésirables avec des collègues.
Les conflits ont également un impact sur le roulement du personnel qui, selon un article de l'institut Gallup, coûte de la moitié à 2 fois le salaire annuel de l'employé.

Les conflits font partie des interactions humaines normales et d'eux émergent des solutions. Cependant, bon nombre d'entre eux peuvent être évités ou résolus plus rapidement, grâce à une culture de confiance et d'ouverture dans l'organisation.


Coût du changement de contexte

Du point de vue du travail d'équipe, le changement de contexte est le processus qui consiste à arrêter le travail dans un projet et à le reprendre après avoir effectué une autre tâche sur un projet différent. Passer d'une tâche à une autre demande des efforts pour s'approprier le nouveau contexte et se recentrer.

Selon le stratège en leadership Curst Steinhorst dans cet article de Forbes, le coût des tâches multiples est d'environ 2 heures d'une journée de travail en moyenne.  Un autre article de Psychology Today souligne que le changement de contexte coûte jusqu'à 40% de votre productivité chaque jour.

Le changement de contexte est issu d'un manque de focalisation à tous les niveaux de l'organisation. Cela peut être résolu par une priorisation stricte des objectifs et une réduction du nombre de tâches en cours.

Coût d'un mauvais processus de décision

C'est le facteur le plus difficile à quantifier. Certaines décisions dans une entreprise ont un impact spectaculaire, comme la perte de 30 milliards d'euros dans le diesel gate chez Volkswagen. Un autre exemple de mauvaises décisions serait par exemple un mauvais recrutement, une mauvaise conception de produit ou une mauvaise stratégie marketing.
Selon une étude de Gartner, une mauvaise prise de décision coûte aux entreprises plus de 3% de profit. Dans une autre étude de McKinsey, 72% des cadres déclarent que les mauvaises décisions sont aussi fréquentes que les bonnes dans leur organisation. Si nous supposons prudemment qu'une mauvaise décision entraîne une perte de ressources de 20%, elle coûte alors 10% de la capacité globale de l'organisation.

Une mauvaise décision est en revanche une opportunité d'apprentissage pour l'organisation. Il vaut souvent mieux prendre une mauvaise décision qu'en prendre aucune. Cependant, les organisations dysfonctionnelles ne sont pas efficaces dans leur processus de décision et répètent les erreurs. Les organisations agiles peuvent utiliser l'intelligence collective pour prendre de meilleures décisions plus rapidement.

Coût des réunions improductives

Selon cette enquête d'Atlassian, les travailleurs perdent en moyenne 31 heures par mois en réunions improductives.
Les réunions sont comme des tubes à essai contenant la culture d'entreprise. De nombreux dysfonctionnements évoqués précédemment y sont visibles : les conflits, le manque de concentration sur les objectifs, les difficultés de prise de décision. C'est la raison pour laquelle de nombreuses organisations forment des facilitateurs pour rendre les réunions plus efficaces et mesurent le retour sur le temps investi de chaque réunion (ROTI).

Conclusion

Si l'on additionne les estimations des experts, plus de la moitié du temps des salariés en moyenne est perdu dans les organisations !

CoûtHeures par employé par semaineCapacité (%)
Conflits2.87%
Changement de contexte1025%
Mauvaise prise de décision
410%
Réunions improductives
(conflits déduits)
4.511%
TOTAL21.353%

Supprimer complètement la perte de temps dans les organisations est impossible et contre-productif. Les conflits appartiennent à des interactions sociales saines, la flexibilité nécessite un certain changement de contexte et les mauvaises décisions sont également des opportunités d'apprentissage. Mais imaginez ce que les entreprises obtiendraient si elles pouvaient économiser seulement la moitié de ces coûts cachés ? Ces chiffres spectaculaires devraient inciter les entreprises à placer le développement de l'organisation au tout en haut de leurs priorités.

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